Sujet 3 (Sous thème 3 ) : Comment tenir et animer des réunions organisationnelles ? : Aspects techniques

Comme nous l’avons dit précédemment, pour la préparation de la réunion, l’animateur a des responsabilités techniques et psychologiques. Dans cette partie nous aborderons la partie technique et dans la suite (autre publication), nous allons présenter les aspects psychologiques.

Dans les aspects techniques, l’animateur exécute une tâche difficile, celle liée à conduire les hommes dans l’analyse du problème.  Cette tâche est répartie en phases : Avant la discussion (§1), pendant la discussion (§2).

Commentaires : La disposition de la table peut influencer sur les résultats attendus pour une réunion. Faciliter l'interaction de face à face est un élément clé.

§1. Avant la réunion (discussion)

1. L’accueil

L’accueil bien organisé donne l’impression aux participants qu’ils sont dans un lieu bien organisé, entre les hommes bien organisés. Les premières impressions sont les meilleures. Nous-mêmes avons été témoins des réunions où les participants arrivent avant les organisateurs, la salle fermée, non équipée, sans sonorisation ! La plupart  de fois il se remarque l’accueil non planifiée prend du temps, retarde l’heure du début et fin de la réunion.

L’accueil, sauf exception pour le cas du grand patron qui lui entre en dernier lieu, l’animateur n’a pas à faire son entrée en dernier comme la grande vedette d’un spectacle.

Pour les réunions qui seront tenues par les grandes autorités, l’accueil est réservée à une équipe « protocole » laquelle est organisée et se répartie les tâches précises jusqu’à l’entrée de l’animateur.

Commentaires : l'Animateur peut décider de se mettre debout lors de l'accueil des participants, une façon de se montrer participatif

Quant aux réunions du type  ordinaire, l’animateur a les devoirs d’hôte, il assure que tout est bien en place et attend ses invités. Venir à temps est un devoir qui s’impose aussi bien au protocole qu’à l’animateur.

S’ils sont familiers de la maison, s’ils se connaissent tous entre eux, il n’y a pratiquement pas de difficultés de lancer la réunion dès le afin de la mise en place.

S’ils ne se connaissent pas, après la mise en place, la prière ou l’hymne national selon l’organisation, l’animateur donne tout de suite un ton plus naturel à la présentation.Entre temps la liste de présences circule.

2. Présenter le sujet et l’objet de la réunion.

L’animateur sera conscient que la mauvaise présentation du sujet et de l’objet risque de faire avorter la réunion. L’action, le comportement des participants dépendent donc de sa personnalité et sa façon de présenter le sujet.

Après le remerciement des participants pour leur présence, l’animateur présente le sujet de la réunion, le définit clairement, le commente. Il doit monter qu’il est urgent de le traiter et faire sentir que la situation créée est insupportable. C’est à ce moment que les exemples, les chiffres, les faits sont importants pour souligner la gravité de la situation.

Il passera ensuite à la motivation, c'est-à-dire « montrer en quoi le problème concerne le groupe ». Il peut indiquer combien la présence de ces participants est plus importante, en citant tous les participants par leur nom, faire allusion à leur fonction, leur expérience, leurs connaissances, chose qui créera immédiatement un climat de réceptivité favorable à la discussion.Cette stratégie  est fondée sur le sentiment humain qui a besoin d’estime de sympathie, d’amitié, d’amour.

1. Pour la réunion d’étude du problème.

Il devra proposer  un plan qu’il aura soigneusement étudié. Celui-ci peut être un moyen de rassurer le groupe, en lui montrant que son animateur a préparé la réunion. Dès l’instant où il se présente quelques complexités, l’animateur peut écrire au tableau et le laisser en permanence sous les yeux des participants.

Cela fera qu’ils n’aient pas beaucoup de tendances de s’en éloigner. Prenons par exemple :

• L’analyse commune de la situation,
• La recherche des causes,
• Définir les problèmes,
• Les différentes solutions possibles,
• Choisir la solution la meilleure
• Appliquer et contrôler.

Voilà le type de plan que l’animateur peut proposer à son groupe avant de passer à la prochaine phase : le lancement de la discussion. Gardons en esprit qu’un problème bien posé est à moitié résolu.

2. Pour la réunion d’information.

Pour une réunion d’information, il devra présenter le sujet, les points et sous points, et demander aux participants de proposer les points à mettre dans les divers.

3. Pour la réunion de formation.

Il devra présenter le sujet, les objectifs visés qui doivent être atteint à l’issue de la formation. Préciser ce qu’il attend des participants immédiatement et dans le temps éloigné. C’est d’ailleurs ce à quoi porteront enfin les travaux d’atelier et de carrefour.

4. Pour la réunion d’évaluation.

Il devra présenter le sujet d’évaluation par exemple pour un projet.^[1] Indiquer :

• Le problème et le contexte dans lequel le projet a été rédigé,
• Les groupes cibles,
• Les bénéficiaires,
• Les critères de sélections des critères,
• Les objectifs (général, spécifiques),
• Les résultats attendus,
• Les activités qu’il fallait mener,
• Le cadre logique (objectif, indicateur, modes de collecte des données, les hypothèses),
• Les modalités et calendrier de mise en œuvre,
• Les rôles et responsabilités des partenaires
• Le suivi réalisé (monitoring).

A partir de cette présentation, l’animateur ouvre la porte à l’évaluation. Celle-ci peut soit se faire suivant différentes méthodes. Citons par exemple :

L’auto-évaluation (AEA) qui favorise l’expression de tous les acteurs impliqués dans le projet.

Elle se base sur le SEPO (Succès, Echecs, Potentialités, Obstacles) à partir de laquelle partant des éléments ci haut et les questions d’évaluation les participants vont analyser, se rendre compte de l’état d’avancement des activités du projet, puis proposer des suggestions ou des recommandations y relatives (^[2]).

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[1] GRACE asbl : Projet de formation des formateurs électoraux et du mouvement démocratique, Goma, RDC du 14 au 16 Décembre 2005. pp.1-26.

[2] GRACE a s b l : Projet d’appui au Monitoring des conflits en vue de la pacification du territoire de

                            NYIRAGONGO, GOMA/RDC, 2008, P.14.

§2. La discussion proprement dite.

a. Lancer la discussion (faire parler).

Après avoir défini le sujet et l’objet de la réunion, après avoir motivé les participants en tenant compte de la nécessité et en leur proposant un plan de travail, l’animateur va procéder avec le groupe à la mise en commun des informations détenues par chacun. Il s’agit pour lui de faire sortir ces informations. Quelques stratégies :

1. 1. 1. 1. Choisir la première personne à interroger.

Il est déconseillé de commencer à poser les questions aux personnes timides ou réservées. La meilleure stratégie est celle de s’adresser d’abord aux personnes les plus communicatives. Elles entraînent les autres et amorcent la discussion. Il évitera des longs discours mais plutôt posera de nombreuses et brèves questions, elles pourront faire participer tout le monde rapidement.

1. 1. 1. 2. Utiliser les questions directes.

Les questions à poser doivent être posées avec tact pour éviter de blesser les participants. Comme un médecin qui diagnostique son malade, un OPJ qui mène son enquête, de l’analyse qui veut simplifier des méthodes de travail, l’animateur sera souple.

Voici quelques termes de questionnement : Qui, Où, Quand, Quoi, Comment, Pourquoi, Combien ?

2. Distinguer les faits des opinions.

Lorsque l’analyse n’est pas objective, elle n’aboutit à aucun résultat. Ainsi, lorsque travail en commun, les participants doivent éviter de se laisser entraîner par des opinions. Distinguer ce qui s’est posé, ce qui est, ce qu’il faut et ce qu’il aurait fallu selon tel participant.

3. Comprendre les imperfections humaines.

Il arrive de fois que les participants ont tendance à généraliser, à proposer des solutions miracles celles qui sont inadaptées à l’organisation. Il devra alors lutter contre 3 types d’attitudes fréquentes chez les participants.

• Faire la chasse au coupable : Désigner le coupable « C’est de la faute de … » ne suffira pas lorsque les causes n’auront pas été bien cernées. Faire tomber la faute à quelqu’un ne suffit pas à résoudre le problème. Indiquons qu’il existe des fautes liées plus aux circonstances qu’aux hommes. C’est le cas de force majeur et des cas fortuits .
• Faire la chasse à l’autorité : Pour GOURGAND Pierre, cette attitude consiste à indiquer que si nous avions d’autorité, les choses iraient mieux. Certains participants disent : «  Si j’étais le patron » ou au « n’y a qu’à ». Pendant que ces mêmes participants n’auraient pas réussi à changer le cours des événements.
• Faire la chasse à la perfection : Les hommes attendent de leurs collaborateurs qu’ils soient parfaits, mais trouverions insensé que leurs patrons aient les mêmes exigences à leur égard. Nous n’accordons pas aux autres le droit à l’erreur. Si l’animateur pense que ses agents soient parfaits il les chassera pour engager les pires que les premiers. Au moment de choisir la solution, la chasse à la perfection peut constituer le retardement et le blocage de certaines initiatives lorsqu’on n’est pas capable de l’atteindre. Donc certaines opinions, certaines propositions, certains sentiments peuvent être pris avec réserve ou être filtrés avant de choisir la solution finale.

b. Faire progresser la réunion et réanimer les débats.

Lancer la réunion est une chose, et animer la réunion est une autre. Certaines personnes réussissent à lancer la réunion mais échouent de l’animer. Nous allons voir comment s’y prendre.

1. Faire progresser la réunion.

Faire progresser la réunion avec succès consiste à dénicher les éléments qui risquent de bloquer ou détourner l’attention des participants. Parmi ces derniers nus pouvons citer :

• Combattre la tendance à fuir le vrai problème.

Lors de l’animation de la réunion, l’animateur sera vigilant pour mieux interceptions les signaux de fuite. Certains participants ont tendance à s’éloigner du sujet, à fuir le vrai problème. Les raisons sont diverses : la crainte de prendre une décision difficile, la peur de changer les habitudes de travail, d’assurer des nouvelles responsabilités, de prendre les risques, …

Un bon animateur discernera facilement cette attitude lorsqu’il trouve que les participants ont tendance à reporter le mouvement de la décision, à montrer qu’ils ne sont pas concernés par la solution finale, à émettre des réserves sur certains points saillants du problème. Lorsqu’il constate ça, il doit alors passer aux stratégies suivantes :

• Redéfinir le sujet :

Pour aider les participants à comprendre qu’il faut arriver à regarder le problème en face, il devra alors indiquer à ces derniers l’objectif pour lequel on les a invités. C’est le rappel des responsabilités. Il devra ensuite rappeler le sujet, l’objet et les objectifs de la réunion, et indiquer aussi que sortir sans solution serait une peine perdue. Il convient de rappeler aussi le souci d’objectivité et d’impartialité qui constituent une garantie du succès de la réunion. Cette technique consiste donc à recentrer constamment la discussion.

• Faire le point :

Au cours de la réunion, l’animateur peut constater le blocage à un certain niveau.

Immédiatement il devra leur faire conscience, les encourager à poursuivre les efforts. Comment le faire ? Il suffit seulement de résumer ce qui vient d’être fait, le chemin parcouru tout dans un esprit de gratitude pour la tâche abattue, enfin montrer qu’il y a encore un chemin à parcourir. Cette technique permettra de canaliser les discussions.

• Traiter ou reporter les problèmes imprévus:

Lorsque les participants sont actifs et éveillés, il arrive qu’ils détectent d’autres problèmes qui n’étaient pas prévus à l’ordre du jour.

Un animateur avisé ne doit pas feindre de les ignorer. S’ils sont importants et s’ils bloquent la progression du groupe, il vaut mieux de les aborder de front et décider avec les participants de : changer l’ordre du jour ou de remettre la réunion pour permettre à chacun de rassembler les informations nécessaires pour les traiter sans perdre de temps. S’ils sont peu important, il proposera de les traiter plus tard et fixera une date. Cette technique libère l’esprit des participants qui peuvent se concentrer à nouveau sur le problème donné.

• Restaurer la discipline du groupe.

Dans la réunion, tout le monde pense avoir le point de vue important. Les conséquences sont que les participants entrent dans un désordre inconscient (discuter sur les opinions, ramener les histoires moins importantes, radoter son parcours propre pour convaincre de son expérience, …).

Dans des cas pareils, tout le monde attend que l’animateur prenne ses responsabilités et discipline le groupe. Comment y arriver ? La formule est simple : "Suivre le programme, respecter le plan prévu et accepté, éviter les digressions, les apartés (^[3])les apartés faire taire les bavards, donner aux timides et aux réservés la possibilité de s’exprimer, apaiser les hostilités naissantes, éviter la formation des clans, concilier les points de vue sans pour autant faire de concession à la vérité et aux faits ". C’est là, la meilleure façon d’équilibrer les participants et restaurer la discipline du groupe. 

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[3] Apartés = Mot ou parle que les personnes échangent en particulier dans une réunion. Les personnes en cause se  séparent momentanément du groupe pour former « leur sous-groupe ». Dans la plupart de fois, cela résulte du fait des timides qui craignent de parler en public ou de ceux qui ont demandé parole sans l’obtenir qui ensuite estimant que ce qu’il devait dire est important cherche une oreille voisine à qui se confier. GOURGAND P. Techniques de travail en groupe, Privat, Toulouse, 1969, P. 107.

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• Calmer la discussion :

Si l’animateur ne fait pas attention, les discussions risquent de constituer un blocage de la réunion. C’est le cas des discussions interminables et stériles qui finissent par des querelles, voire décourager tout le monde.

Le rôle de l’animateur est alors d’intervenir sans pour autant se passionner lui-même ni perdre parti.

Les moyens les plus sûrs de calmer la discussion sont :

• Redéfinir le problème, recentrer les débats et demander les protagonistes à s’exprimer un à un avec précision s’ils veulent qu’on les suive ;
• Lever la séance pour quelques instants ;
• Rappeler les règles de conduite pour éviter les débordements.

2. Réanimer les débats.

Animer la discussion, c’est littéralement lui donner le souffle et la vie, c’est lui donner une âme. C’est pourquoi, sans devoir exclure certains participants, l’animateur peut amener tout le monde à mettre la main sur la patte. N’oublions pas que la réunion a pour objet de FAIRE PARTICIPER les membres du groupe à la résolution de problèmes de l’entreprise, à la fixation de ses objectifs ou à la prise de décisions.

C’est pourquoi il ne s’agit pas uniquement de techniques, mais aussi d’état d’esprit et d’attitude intérieure. Analysons quelques stratégies :

• Faire parler : Poser les questions.

Faire parler en posant les questions demande du tact. Il peut arriver qu’un animateur bien avisé prévoie  les questions à l’avance et conserve une banque de questions qu’il peut noter au fur et à mesure que la discussion avance. Il peut prévoir les questions : ouvertes , fermées , dirigées , en retour  ou des questions en relais. Plus les participants répondent, la réunion s’anime et progresse.

Tout compte fait, quelle que soit la sorte de question, la technique de faire parler est un travail délicat qui demande de la souplesse et de la créativité nourries par  une intelligence ouverte de la part de l’animateur. Sinon, il risquerait de se priver de la collaboration de participants. Jusqu’au jour où ils auront tout pris l’habitude de se parler franchement, librement, sans craindre le jugement d’autrui, sans prendre la salle de réunion pour un champ clos où l’on règle ses comptes avec autrui ou pour une tribune qui donne l’occasion de se mettre en avant.

• Stimuler le débat.

Il arrive de fois où les membres du groupe manifestent peut d’intérêt pour le sujet. Ceci peut provenir soit des conditions matérielles (bruits, températures, …) les conditions psychologiques défavorables (habitudes, attitude de l’animateur, attitude d’un participant) ou soit parce que le travail vient de durer des longues heures sans repos.

L’animateur doit alors diagnostiquer le degré de participation puis proposer quelques solutions pour réanimer les débats.

Pour intéresser, il faut être intéressé. Personnaliser, concrétiser, dramatiser la situation, chercher les exemples, multiplier les exemples frappants, des chiffres pour illustrer ses dires, changer les attitudes sont autant des moyens pour réveiller l’attention.

• Tenir compte des points de vue.

Après avoir fait exprimer les participants et s’être efforcé de les comprendre, il faut tenir compte de leurs avis et opinions. Les moyens les plus simples sont :

• De noter ce qu’ils disent au tableau. Ainsi, ils peuvent contrôler que leurs idées ont bien été comprises et retenues sans déformation ;
• Si rien n’est écrit au tableau, ils peuvent faire recours à un rapporteur qui enfin de compte lira le compte rendu à la plénière. Certainement après les éventuels amendements des points de vue par ceux qui les ont émis ;
• Si l’animateur  seul en prend, il tiendra à relire ce qu’il a noté à la fin. Les notes prises seront conservées et constituer le compte rendu de la séance. Elles pourront être consultées, si besoin, lors des réunions suivantes.

Cette technique rassure et encourage les participants dès lors qu’ils trouvent que leurs avis, suggestions sont pris en compte et seront utilisées pour travaux relatifs à la recherche de la solution.

NOTES DE REFERENCE

1. GRACE asbl : Projet de formation des formateurs électoraux et du mouvement démocratique, Goma, RDC du 14 au 16 Décembre 2005. pp.1-26.
2. GRACE a s b l : Projet d’appui au Monitoring des conflits en vue de la pacification du territoire de                           NYIRAGONGO, GOMA/RDC, 2008, P.14.
3. GOURGAND P. Techniques de travail en groupe, Privat, Toulouse, 1969, P. 107.