Sujet 3 (Sous thème 4 ): LES ASPECTS PSYCHOLOGIQUES RELATIFS A LA PREPARATION ET DEROULEMENT DE LA REUNION.

1. INTRODUCTION

Le déroulement de la réunion est comparable au processus de décollage de l’avion jusqu’à l’atterrissage. Le pilote doit s’assurer qu’il est en bon état psychologique ainsi que son équipage. Le décollage n’est qu’un résultat d’une série des préparatifs psychologiques dans un climat de prudence. La réunion vaut ce que vaut sa préparation. Malgré les nuages, les courants et trous d’air, l’atterrissage sera efficace si les conditions minimales ont été respectées.

Dans le cadre de notre sujet, nous abordons les aspects psychologiques relatifs à la préparation et le déroulement de la réunion. Une double responsabilité s’impose dont celle de l’animateur et des participants. Un animateur agressif vis-à-vis d’un participant agressif, feront exploser la réunion en éclats s’il n’y a pas des mesures préventives. De même un participant passif ou silencieux risque de priver au groupe ses idées utiles. A ce genre de personne il faut un animateur capable de faire parler tout le monde. D’autre part, vous pourriez avoir des critiqueurs au sein de la réunion qui feront tout pour noyer le bateau. Encore faudra-t-il qu’il y ait des tacts et stratégies pour maintenir garder le cap jusqu’au bout.

Ce sujet présentera deux éléments clés dont : le raisons d’ordre psychologique au sujet de la préparation de la réunion (§ 1), et les aspects psychologiques relatifs au déroulement de la réunion (§ 1).

1. RAISONS PSYCHOLOGIQUES DE PREPARATION ET DEROULEMENT

§ 1. RAISONS  PSYCHOLOGIQUES DE LA PREPARATION DE LA REUNION

1. Un état d’esprit positif pour l’animateur et participants

Il y a bien des années, les gens étaient prisonniers de la théorie du mythe du Chef selon laquelle « le Chef ne se trompe pas, et on ne discute pas avec le Chef ». Heureusement la réalité a prouvé que le chef n’est pas le seul possesseur de la clé. C’est des débats que jaillissent les idées, et toute personne doit se préparer à réunir les gens pas pour leur faire avaler une pilule, mais trouver des solutions. Il va s’apercevoir que ses idées ne sont pas toujours  les meilleures, que les autres aussi peuvent trouver des bonnes solutions. Par ailleurs le «je sais tout, l’orgueilleux» pourra comprendre finalement qu’il n’y a jamais eu un spécialiste en tout et qu’on a besoin d’un plus petit que soi. Peu à peu il apprendra à respecter les avis des autres et finira par s’humilier et prendre conscience.

Si chaque organisation fait la description des taches par poste, ce que nous reconnaissons que tout le personnel n’a pas la même expertise. Cette diversité étant une richesse doit être exploitée avec tact. Celui qui organise la réunion, et celui qui vient y participer doivent tous deux se préparer psychologiquement.

Psychologiquement, ce qu’il nous faut rechercher ici : c’est cet état d’esprit que tous doivent avoir avant même que la réunion n’ai lieu.

1. Pour les participants :

• Venir étant disponibles ;
• Se préparer à l’avance à ne pas imposer ses idées ;
• Ne pas faire le marchandage avant la rencontre
• Ayant lu l’objet de la réunion sur l’invitation, il devra se poser des questions sur ce qui est censé être discuté ;
• Lire les rapports et autres documents y relatif à l’avance pour ne pas poser des questions sur ce qui est censé être bien connu de tous ;
• Ne pas avoir des stéréotypes et préjugés sur l’animateur ou l’organisateur ;

Une fois ces conditions réunies, le participant peut venir et participer positivement à la réunion. Mais si ce dernier est venu avec des préjugés et une disposition à nuire, il est probable que sa présence ne serve pas à faire progresser les choses.

2. Au responsable/animateur de :

• Connaitre bien les objectifs de la réunion ;
• Venir étant disponibles car la réunion peut toucher des points imprévus mais utiles;
• Se préparer à l’avance à ne pas imposer ses idées mais écouter avec objectivité ;
• Ne pas faire le marchandage avant la rencontre,
• Ayant préparé la réunion il devra supposer ce qui est censé être discuté et anticiper les divergences des points de vues;
• Etre suffisamment équipé pour ne pas se déplacer ne vue de prendre tel ou tel autre document y relatif à l’avance
• Se poser certaines questions pour anticiper;
• Ne pas avoir des stéréotypes et préjugés sur certains participants;

En conclusion, soulignons qu’avant de venir toutes les personnes doivent être d’une manière ou d’une autre avoir une idée positive et optimiste sur la réunion.

§2.  ASPECTS PSYCHOLOGIQUES RELATIFS AU DEROULEMENT DE LA REUNION

1. Le self-control par l’Animateur de la réunion

La préparation a déjà eu lieu, maintenant la réunion commence. C’est le moment de « Faire participer » les membres du groupe à : (i) la résolution de problème de l’entreprise, (ii) l’atteinte des objectifs, (iii) la prise de décision. Il faut aussi un autre état d’esprit pour réaliser cela.

C’est pourquoi, faire dérouler la réunion c’est gérer la psychologie des participants. Cela alors demande de l’animateur un ensemble d’aptitudes  psychologiques bien affinées, car dit-on que « de l’attitude de l’animateur dépend celle des participants ».

S’il cherche à abuser de la confiance de ses participants en voulant imposer ses vues, ils le sentent vite et la réunion perd son objet. Certains participants abondent dans son sens pour éviter du tout ennui ultérieur avec la hiérarchie, d’autres au contraire s’opposent systématiquement. De toute façon, l’animateur n’atteint pas son objectif : s’informer, faire participer les membres du groupe à l’étude d’un problème et arriver avec eux à une décision.

Voyons quelques aspects psychologiques nécessaires au bon déroulement de la réunion.

1.1. Les attitudes positives de l’animateur

a. Moins complexé.

Si l’animateur a une fonction hiérarchique supérieure aux participants, il doit la faire oublier pour que les membres du groupe expriment le fond de leur pensée et qu’ils osent remonter jusqu’aux origines du problème au lieu de n’en traiter que les causes superficielles.

Cela suppose que l’animateur oublie lui-même sa position et se considère pendant toute la durée de la réunion comme un membre du groupe au même titre que les autres avec pour seule responsabilité supplémentaire d’animer le débat. Cela ne réduira en rien son autorité, au contraire, ni les responsabilités finales de patron qu’il devra assumer au moment de la prise de décision.

A l’inverse, si l’animateur a une position hiérarchique inférieure à certains membres du groupe, il se trouve  dans une situation délicate. Il peut demander au préalable à ses supérieurs s’ils acceptent d’être considérés au même titre que les autres participants pour la durée de la réunion et expliquer qu’en cas contraire la règle du jeu serait faussé, et qu’il ne pourrait garantir la sincérité des interventions. S’ils acceptent, il traite alors tous les participants de la même manière et impose son autorité de meneur de jeu.

b. Rassurant.

Nous avons connu des directeurs capables de se considérer comme de simples participants, les membres du groupe réagissent naturellement et arrivent alors à des décisions basées sur  la compréhension des problèmes mutuels.

Que l’animateur soit égal ou supérieur aux participants, il peut à certains moments de la discussion laisser sa place à l’un d’entre eux et le faire venir au tableau pour qu’il prenne temporairement la direction du groupe.

Cela montre son désir de ne pas imposer ses vues et accroît le sentiment de participation des membres du groupe. D’ailleurs, s’ils n’ont pas l’habitude d’animer eux-mêmes des discussions, ils sentiront vite les difficultés et la lourde tâche qu’il a et n’en comprendront que mieux la nécessité d’une discipline du groupe.

Précisons que l’animateur doit avoir les qualités suivantes :

c. Non agressif et conciliant.

Il devra diriger la réunion sans agressivité et dans un climat calme pouvant concilier les tensions et contradictions qui surgiraient dans la réunion.

d. Discipliné.

Sans discipline il aura honte de rappeler les règles élémentaires de courtoisie : « Ne jamais couper la parole à autrui », ne pas monopoliser la parole, conserver son sang-froid, si lui-même est toujours emporté par la chaleur de la discussion allant jusqu’à les violer lui-même.

e. Courageux.

Enfin, quand il s’agit, dans la phase ultime, de prendre des décisions et de conclure, l’animateur doit se montrer courageux. Les signes de lâcheté de sa part réduisent la détermination finale des participants. « Ne courez pas les risques d’assumer les conséquences d’une décision que le Chef a peur de prendre ! » Se diront-ils dans les couloirs pendant la pause.

Rappelons que la liste de ces aspects psychologiques n’est pas exhaustive. Dans ce qui suit, examinons ensuite les aspects psychologiques des participants. Ces derniers maîtrisés, lui permettront de bien conduire son bateau à bon port.

2. La maitrise des aspects multiples des participants par l’animateur.

Nous nous rendons compte, une fois qu’il est difficile de tenir une réunion en négligeant l’aspect psychologique des participants. Nous sommes conscients que l’animateur qui maîtrise ces aspects peut facilement conduire la réunion en déconcentrant certains éléments psychologiques qui la menaceraient.

Pour mieux les maîtriser, il convient avant tout pour l’animateur de développer son sens d’observation et d’essayer d’interpréter les expressions des participants. En ce sens, les réunions de travail lui donnent l’occasion de développer sa sensibilité, de s’entraîner à tour voir, tout entendre, tout sentir, tout percevoir comme le ferait un radar.

Les hochements de têtes, les sourires, les froncements de sourcils, les mouvements du corps sont autant de signes perceptibles des états psychologiques. Notons que la maîtrise des aspects psychologiques permet à l’animateur de ne laisser personne en dehors  de la discussion.

Parlons des quelques aspects psychologiques : le bavard, le silencieux, le critiquer négativiste, l’agressif, le raisonneur, le passif, le scrupuleux, le railleur, …

2.1. Les différentes sortes des participants

a. Le bavard.

Les bavards connaissent souvent leur défaut et sont en général peu susceptibles. On peut donc, s’ils abusent de la patience du groupe, profiter d’un instant de silence pour reprendre la parole et résumer d’un mot ou d’une phrase leurs longs discours.

Dans les cas désespérés, on a le droit de leur couper franchement la parole et de leur rappeler que les autres membres du groupe n’ont pas encore pu exprimer leur avis. La situation est plus délicate quand le bavard a une position hiérarchique importante dans le groupe et veut inconsciemment imposer son point de vue.

De même, lorsque ses interventions sont toutes passionnantes.

Que faut-il faire pour éviter les risques et débordements ?

• Il convient de lui demander, avant la réunion, de n’intervenir qu’après que tous les membres du groupe se seront exprimés, afin de ne pas les influencer et de ne pas bloquer leur imagination ;
• Lui donner la présidence de la réunion, il est en principe obligé d’écouter les autres. Mais ce n’est pas toujours efficace.
• Parmi les personnes assises autour de la table, lui donner une place qui ne le mette pas en vedette et de telle qu’il lui soit difficile de communiquer avec les autres.

b. Le silencieux.

Le silence est dû à un sentiment de supériorité ou d’infériorité. Notons aussi que d’autres participants préfèrent garder silence par motif de ne pas vouloir être mal interprété par les autres ou les autorités.

Si le silencieux n’est pas détecté si vite et associé aux débats, il risque de rentrer sans avoir apporté le meilleur de lui-même.

Voici la technique qu’il faut suivre avec une personne réservée : lui donner une place centrale pour la conserver sous son regard et ne pas l’oublier, lui poser au début des questions simples et directes, contenant éventuellement un élément de réponse, pour la mettre en confiance, faire appel à son expérience et à sa compétence pour lui donner l’occasion de briller, ne jamais accepter qu’un autre participant lui coupe la parole ou, quand cela arrive,  la lui redonner aussitôt, éviter toute attitude ironique ou trop critique à son égard, enfin la solliciter fréquemment du regard, du geste ou de la parole (1)

Tout compte fait le silence n’est pas synonyme d’incapacité. Pour cela le responsable de la réunion doit tenir compte de cet aspect pour bénéficier de tout ce que le silencieux renferme.

c. Le critiqueur négativiste.

Le participant qui critique systématiquement toutes les propositions, sans ne jamais apporter rien de constructif, risque de retarder la marche du groupe. La plupart de cas ce sont les agressifs, les raisonneurs et les jaloux. Elle correspond à un besoin de se mettre en avant, de s’imposer, de montrer qu’il a seul la réponse et par conséquent tout ce que les autres disent n’est pas conforme aux solutions efficaces.

Que faire pour palier à cette situation ?

• Auparavant il faut lui témoigner de la sympathie et essayer de voir la part de vérité que peuvent contenir ses critiques, puis il lui demandera des suggestions positives.
• Quand on ne peut construire on détruit, pour cela si l’animateur voit en cette attitude le danger  de bloquer la réunion, il peut lui faire des remarques selon lesquelles ils ne doit pas critiquer et manquer de contribuer pour que la réunion atteigne son but, enfin il pourra ignorer purement et simplement ses réflexions et aller de l’avant.

Enfin, précisons que craindre les critiques pour un Chef, c’est jeter la  clé pouvant lui faire accéder à la vérité d’autrui. Il faut donc savoir écouter, discerner ce qui est constructif et arrêter ce qui est destructif.

d. L’agressif.

Selon DACO PIERRE, l’agressivité est une disposition à l’attaque. Elle apparaît chez les tempéraments impulsifs et violents.

L’agressif s’agite beaucoup, il croit que son action est réelle, voulue, volontaire. Il se prend au sérieux et s’admire.

Dans des réunions, ce genre de personne crée un climat tendu surtout lorsqu’ils mélangent suggestions, émotion et paroles choquantes. Certains qui sont autoritaristes ne veulent même pas qu’un avis contraire leur soit adressé. Que faire de l’agressif ?

• Prendre un de voix calme et basse en lui posant des questions nettes,
• Détendre l’atmosphère par lui rappeler que tout le groupe attend de lui la présentation des faits et des cas précis et cela avec douceur ;
• Eviter chaque fois que possible de mettre ensemble des personnes qui ont tendance à s’opposer systématiquement, elles risquent de changer le cours de la réunion en bagarres accidentelles.

L’animateur qui use de ces stratégies peut facilement dépassionner les débats.

e. Le raisonneur.

Pour REY ALAIN, le raisonneur est cette personne qui discute, réplique, emploi ses arguments pour convaincre, cherche à faire raisonner les autres.

Dans la plupart de fois, chercher à raisonner trop sur le sujet conduit à la perte du chemin. Les discussions digressives s’animent, il y a formation des sous-groupes les uns voulant convaincre les autres, sur le non opportunité de pousser plus loin le raisonnement, les autres voulant montrer que les faits et données sous examen ne suffisent pas. Que faire du raisonneur ?

• Voir si les raisonnements sans fondement ne risquent pas de faire perdre du temps,
• S’interdire d’entrer en polémique avec lui et retourner au groupe ; ses attaques ou ses réflexions, les participants se chargeront de lui faire comprendre qu’elles sont malvenues,
• A l’inverse, si elles sont dirigées contre  un participant isolé, l’animateur entrera dans la conversation, essayera de détourner sur lui l’orage et fera diversion.

Enfin, les raisonneurs ne sont pas du tout mauvais. Ils peuvent servir à pousser plus loin et élargir le champ des débats, mais l’animateur doit se montrer plus perspicace pour recentrer constamment la discussion en toute objectivité.

f. Le passif.

Le passif est presque aussi inquiétant pour l’animateur que l’agressif. Certes il ne gêne pas le cours de la discussion puisqu’il est toujours d’accord avec le dernier qui a parlé ou l’animateur. Mais, comme tout homme, il a des idées personnelles et il faut se demander pourquoi il ne les exprime pas. Peur d’être jugé, peur d’être incompris, crainte de dire des bêtises, crainte de s’engager, ou bien idées derrière la tête, et machiavélisme.

Faut-il se contenter de sa présence et le laisser rentrer sans rien dire ? Le danger reste qu’une fois la réunion terminée, il commence à s’exprimer, ailleurs, devant d’autres personnes et remettre la décision en cause.

Il peut aller jusqu’à divulguer les secrets des délibérés prétendant n’avoir pas pris part à l’élaboration de ladite décision.

Pour que chacun exprime le fond de la pensée, ne craigne pas d’être contredit, mal jugé ou ne risque pas de perdre la face devant ses collègues, l’animateur crée un climat de confiance en faisant oublier qu’il est patron pendant la durée de la discussion. Ce qui n’empêche pas qu’en cas de force majeur il discipline le groupe.

g. Le Scrupuleux.

Le scrupuleux est cette personne qui est très exigeant sur le plan moral, respecte strictement les règles qu’il s’impose dans son action, qui hésite à faire quelque chose par scrupule

Dans le cadre de la conduite qui s’arrête sur les détails, veut qu’on épuise même les points accessoires qui peuvent être traités en dehors de la réunion. Il freine la réunion. Comment le ramener dans le train sans casse ?

Il faut le prendre avec humour, le rassurer en lui disant que toutes les questions de détails pourront être traitées séparément, en tête à tête, après réunion, pour ne pas prendre trop de temps au groupe pour aller à l’essentiel.

h. Le railleur.

Pour REY ALAIN, le railleur tourne en ridicule, se moque avec un certain ton ou les gestes voire même une attitude, quelqu’un d’autre. Dans le cadre de la réunion, c’est le genre de participant qui commence à rire, le fait de changer d’attitude, avant que l’autre n’ait même pas terminé son intervention.

Pourquoi ? Parce que l’intervenant a glissé une erreur de prononciation, est moins instruit, veut aller hors sujet, est moins informé, il est opposant… Deux ou trois fois, cela va créer le malaise et certains participants émettront des réserves. C’est une perte pour le groupe, la liberté est étouffée.

Martin Luther King disait : « Combien peu de gens ont l’audace d’exprimer publiquement leurs convictions, et combien beaucoup avouent être astronomiquement intimidés ! » Le conformisme aveugle nous rend si soupçonneux à l’égard d’un individu qui insiste pour dire ce qu’il croit réellement, que nous ne craignons pas de menacer ses libertés civiles ».

L’animateur doit user de sa perspicacité pour éviter que la raillerie persistante frustre les intervenants. Mais comment y parvenir ?

• Dès qu’un signe de raillerie apparaît, fixer d’un regard perçant et constant le railleur comme pour lui dire qu’il agit mal ;
• A l’instant où il découvre la cause de raillerie vouloir montrer qu’il ne méritait pas d’être traitée ainsi, conformément à la liberté dont tous les participants jouissent,
• En cas d’erreur involontaire dans l’expression, faire fit de ça et chercher à comprendre l’idée que voulait exprimer le participant,
• Si le railleur est un agent travaillant dans la même entreprise que l’animateur, devoir l’inviter au bureau à huit clos après la réunion pour lui faire des remarques. Ce qui évitera la répétition d’une telle attitude.

NOTES DE REFERENCE

• GOURGAND P. Techniques de travail en groupe, Privat, Toulouse, 1969, PP. 87-88.
• FOULQUIE P., La pensée et l’action, Ed. DE L’ECOLE, Paris, 1962, PP.
• 227-231. Pour FOULQUIE, il existe la liberté physique, la liberté civile, la liberté politique et la liberté de pensée et de conscience consistant, en réalité, dans le droit de vivre conformément à ses idées et de les exprimer.
• LAVELLE L, De l’âme, Aubier, Paris, 1951, P. 238.
• MOUNIER E, Traité du caractère, Ed PUF, Paris, 1949, P .434.