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LEADERSHIP ORGANISATIONNEL ET HUMANITAIRE

Articles on : Organizational and Humanitarian Leadership (French & English) since 2017.

Sujet : Comment conclure la réunion, faire le compte rendu et faire le suivi des décisions prises (La clôture et l’après réunion).

0. Introduction 

Dans le temps passé, nous avons précédemment développé le thème sur "comment préparer et tenir des réunions" et comment l'animateur doit travailler sur les différents aspects psychologiques participants. Vous trouverez ces élements dans les différents liens suvants :

http://humanitaires-vivre-pour-une-humanite.over-blog.com/2017/10/sujet-3-comment-tenir-et-animer-des-reunions-organisationnelles.html

http://humanitaires-vivre-pour-une-humanite.over-blog.com/2017/10/sous-theme-4-les-aspects-psychologiques-relatifs-au-deroulement-de-la-reunion.html

Ces deux sujets ayant intéressé les différents lecteurs, avons reçu la recommandation de présenter le sujet sur comment conclure et  faire suivi de ce qui a été discuté et fixé dans la réunion.

Dans ces pages suivantes nous parlerons de points importants dont : §1. Conclure la réunion, §2. Différentes responsabilités, (1)Les responsabilités de l’animateur, (2) Les responsabilités des participants, et (3) Les responsabilités du Rapporteur ou secrétaire,  §3. L’après réunion.

Tous ceux ont une expérience dans la gestion des organisations vous diront que conclure la réunion en assurer la responsabilité des décisions, et obtenir les résultats est l’une des choses les plus difficiles. Pourquoi ? Parce que lorsque la réunion prend fin, nombreux sont ceux qui se désengagent des décisions prises pour différentes raisons dont :

  • L’incapacité de faire le suivi pour l’animateur,
  • Le changement du poste des participants après réunion et cela les poussant de ne plus resté engagés,
  • Le manque de collaboration entre les participants,
  • L‘absence d’un mécanisme de suivi et d'évaluation au sein de l’organisation,
  • La démotivation des participants par suite du manque d’intérêt dans l’action ;
  • Etc.

Cette page vient présenter quelques stratégies de comment l’organisateur de la réunion peut continuer à travailler pour atteindre les résultats.

§1. CONCLURE LA REUNION.

1. CONDITIONS DE CONCLUSION.

Il n’existe pas de bonne réunion sans conclusion, même partielle. Sinon les participants ont l’impression d’avoir perdu leur temps.

Et pourtant c’est l’étape difficile est celle de prendre les décisions et en assumer les responsabilités. Décider, c’est rejeter, choisir, se compromettre, s’engager et rester déterminé à mettre ne actions le plan. Malheureusement beaucpup de personnes hésitent à le faire par crainte des conséquences. Pour que la conclusion ait lieu il faudra alors que différentes conditions soient remplies entre autres :

  • Avoir épuisé les points saillants du sujet ou tous les points,
  • Avoir évolué suivant les objectifs de la réunion,
  • Se rassurer de la participation effective des participants,
  • Posséder les moyens nécessaires justifiant les décisions à prendre entre autres les textes, les preuves, …
  • Se rassurer que les décisions à tirer de la réunion ne constituent pas une révision pour avoir été prises en hâte ou sans équité.

2. ETAPES DE LA CONCLUSION.

Sur le plan pratique, l’animateur respectera les étapes suivantes ([1]) :

  • Fixer les objectifs ;
  • Désigner les responsables,
  • Choisir les moyens,
  • Déterminer les délais d’exécution,
  • Fixer éventuellement les dates d’une nouvelle réunion.

Ces diverses actions doivent être entreprises sur le champ alors que le groupe est motivé par le problème et décidé à résoudre. Sinon les décisions risqueraient d’être sans cesse reportées ou remises en question. En outre les participants qui acceptent des responsabilités devant le reste du groupe se sentent davantage engagés que s’ils les prenaient devant une personne isolée. Même quand il s’agit des délais d’exécution, chacun garde présentes à la mémoire les résolutions prises en commun.

3. TENDANCE A FUIR LES CONSEQUENCES DES DECISIONS.

Dans toute réunion, il arrive que la conclusion soit bloquée parce que certaines personnes veulent fuir les conséquences des décisions. Obtenir l’accord de tous sur les décisions devient par là un dilemme ! La plupart de ces cas se remarquent dans des situations suivantes :

  • Certaines personnes peuvent s’abstenir de participer à la conclusion puisqu’elles ne trouvent pas leur compte,
  • Ceux qui se font représenter par un collaborateur parfois moins gradé, mais qui ne peut que rendre compte. Il n’a pas pouvoir de décision et craint d’engager son supérieur hiérarchique peut être aussi réputé sévère ;
  • Le patron qui se réserve le droit de rejeter les conclusions du groupe si son collaborateur a pris une position qui le gêne ;
  • Certaines personnes qui craignent que les décisions accouchées ainsi, dérangent leurs amis qui sont concernés par les conséquences directes de la réunion.

L’animateur doit alors analyser le fossé de résonance, voir si la résistance est sérieuse ou pas. Si la résistance est sérieuse, il vaudrait mieux de la mettre au grand jour, mais s’il constate qu’elle n’entrave en rien la décision, devoir ne pas la souligner. Ainsi le vote comme moyen de décider doit-il être évité si possible. Il ne ferait que souligner les divisions et les cristalliser.

§2. DIFFERENTES RESPONSABILITES 

1. RESPONSABILITES DE L’ANIMATEUR.

Cela ne change en rien les responsabilités de l’animateur. La réunion de travail ne peut être en aucun cas le moyen de se défiler devant les conséquences des décisions prises en groupe. Dès l’instant où il a accepté une décision, l’animateur en porte la responsabilité vis-à-vis de ses propres supérieurs. Sinon il devrait la rejeter en donnent ses raisons. Il arrive qu’il ne puisse révéler les raisons qui le poussent à rejeter les décisions du groupe.

 

Il faut alors qu’in annonce dès le début de la réunion qu’il s’agit pour lui de s’informer avant de prendre une décision et que, de son coté, il ne peut pour le moment communiquer toutes les informations qu’il possède. Certaines demandent le secret jusqu’au dernier moment ([2]) et pourtant il faut prendre des décisions préparatoires. Ce sont là des cas exceptionnels.

2. RESPONSABILITES DES PARTICIPANTS.

Toute conclusion de la réunion, débouche à la répartition des responsabilités. Les responsabilités dans l’exécution des tâches lourde l’équipe et donne le sens d’un travail collectif et non individuel.

La répartition des responsabilités, quelles que soient les tâches, elles donnent à chacun le sentiment d’être utile et de contribuer à sa place à la marche du groupe.

Notons quelques tâches :

  • Rédiger le mot des participants,
  • Rédiger un mémorandum à soumettre au groupe pour approbation,
  • Rédiger et affiner le compte rendu ou le rapport,
  • Rédiger les articles,
  • Faire des discours,
  • Distribuer les journaux ou les lettres de plaidoyer,
  • Coller des affiches ou lire dans des lieux publics le journal,
  • Diffuser aux médias les décisions,
  • Faire le suivi des décisions et leur applicabilité,
  • Organiser un débat (conférence, salon forum,) sur les décisions prises,
  • Constituer une délégation de lobbying ou de plaidoyer,
  • Préparer les éléments de la réunion future à soumettre à l’animateur.

Sans devoir citer toutes les tâches, nous nous conviendrons sur un élément selon lequel, la conclusion dépendra d’une sorte à l’autre : réunion d’information, réunion de formation, réunion d’étude de problème, etc.


[1] GOURGAND P., Op cit, P.111

[2] Il existe des informations qui doivent être tenues secrètes jusqu’au moment de leur exécution. C’est le cas par exemple de : l’achat d’un équipement coûteux et spécial, le projet de fusion entre sociétés, lancement des nouveaux produits, la mutation, la démission des membres de la direction, la concurrente imminente pouvant entraîner le débauchage du personnel, l’acquisition d’un nouveau financement, etc.

3. RESPONSABILITE DU RAPPORTEUR OU DU SECRETAIRE

Dans le déroulement de la réunion, le rapporteur doit savoir qu’il a une tâche difficile. Voici quelques taches et responsabilités qui l’incombent :

  • Se mettre à l’écoute du groupe
  • Identifier clairement les paroles prononcées par les participants
  • Respecter le contenu des interventions
  • Traduire scrupuleusement la pensée des participants
  • Ecrire le plus lisiblement possible
  • Accepter d’être repris et corrigé
  • Participer au titre d’acteur ordinaire s’il le désire
  • Lire lui-même son rapport sans commentaires personnels
  • Aider le modérateur dans sa tâche.

3.1. LA REDATION DU COMPTE RENDU DE LA REUNION

3.1.1. AVANTAGES DU COMPTE RENDU

Faire la rédaction du compte-rendu de réunion est un travail qui nécessite une grande attention et des aptitudes. La vitalité de cette étape réside la traçabilité des informations échangées lors d’une réunion, les décisions prises, et le mode et stratégies choisies comme voie de mise en exécution de ces décisions en vue de les transformer en actions concrètes.

 

Pour un les Leaders, le compte-rendu de réunion est un outil indispensable au suivi des activités pour atteindre les prochains objectifs. Comme toute documentation de l’organisation, le compte rendu doit pouvoir être consulté à tout moment en cas de besoin.

C’est pourquoi en réponse à la question de pourquoi on doit faire le compte rendu nous dirons que c’est pour :

  • Reporter de manière claire, fidèle et exhaustive les informations transmises,
  • Aligner toutes les personnes concernées, les participantes comme les absentes,
  • Garder une trace écrite des échanges oraux,
  • Acter l’attribution de tâches à leurs responsables,
  • Éviter toute interprétation divergente sur la réunion,
  • Préparer les futures réunions sur les mêmes sujets, etc.                                                                                 3.1.2. LES ETAPES DU COMPTE RENDU DE LA REUNION

La démarche de compte-rendu est semblable, mais le formalisme et la présentation seront plus stricts. Cela dépend bien sûr des finalités et du temps nécessaire que dispose le rédacteur.

Parmi les grandes étapes, nous avons :

i. L’en-tête : la fiche d’identité du compte-rendu

ii. L’ordre du jour : l’annonce des sujets de la réunion

iii. Le développement : le déroulement de la réunion

iv. La conclusion : la clôture de la réunion

v. Les annexes : les supports au contenu de la réunion

En vue de mieux comprendre ces aspects, expliquons ces étapes une à une pour donner une image de ce que doit faire le rapporteur.

a) L’en-tête : la fiche d’identité du compte-rendu

Il n’existe de format standard pour ce type de fiche care cela dépend de le catégorie d’une réunion a une autre. Sans être exhaustifs, citons quelques types de réunions :

  1. La réunion d’équipe collaborative
  2. La réunion d’information
  3. La réunion de résolution de problèmes
  4. La réunion de prise de décision
  5. La réunion de projet
  6. La réunion récurrente
  7. La réunion en ligne ou à distance
  8. La réunion debout (stand-up ou scrum)
  9. Le co-walking (reunion Marché ou walking meeting)
  10. Conseil d’administration
  11. Comité exécutif ou comité de direction
  12. Les rencontres individuelles (One-on-one)
  13. Génération d’idées (brainstorming)
  14. La formation
  15. La conférence
  16. Comité social et économique (CSE)

Pour l'entête de la fiche de la réunion, nous pouvons par exemple y mettre :

  • le numéro de la réunion,
  • la date et l’heure de la séance,
  • le lieu de la réunion,
  • le nom des participants,
  • l’objectif de la réunion.

La meilleure façon est de dresser la liste des participants en indiquant l’organisation à laquelle ils appartiennent la fonction qu’ils occupent, et leur contacts (téléphone ou mail) pour en assurer le suivi.

b) L’ordre du jour : l’annonce des sujets de la réunion

L’ordre du jour se fait en guise d’introduction. D’habitude elle indique à quelle heure la réunion a commencé et dresse la liste des thèmes clés abordés dans la réunion.

Citons par exemple :

  • de questions utiles à débattre,
  • de sujets à valider,
  • diverses interventions des participants ayant eu lieu,
  • de la présentation des résultats, etc.

c). Le développement : le déroulement de la réunion

Le développement comporte l’ordre du jour détaillé. Il comportera par exemple : les faits, les discussions et les problématiques traitées par ordre chronologique avec une attention sur les éléments utiles.

Par exemple dans une réunion de suivi des activités, par exemple, cette partie peut comporter :

  • presentation du contexte (objectifs de l’étape abordée dans la réunion),
  • rappel des activités planifiées entre la réunion précédente et la réunion du jour,
  • description de toutes les actions effectivement réalisées sur cette période,
  • indication les actions restées en suspens et pourquoi (blocages rencontrés),
  • restitutions les échanges concernant la suite du plan d’action à mettre en œuvre.

Notez que le compte-rendu peut inclure d’autres éléments comme : la personne responsable de la tâche, le calendrier et le résultat attendu à la fin de l’action.

Une chose qui est très importante ce que la fin de la réunion est destinée aux accords et points convenus par les participants en vue de se séparer. Dans certaines réunions statutaires comme des Assemblées Générales, les Assemblées extraordinaires, des conclaves, des réunions de médiations, des consultations, des telles questions sont soumises à un vote.

Dans ce cas, le compte-rendu doit comporter :

  • la liste des points évaluées,
  • le nombre de personnes qui ont participé au vote,
  • le nombre de ceux qui ont été d’accord ou pas
  • la décision retenue
  • les mesures prises sur la base des résultats du vote.

Une telle présentation sera une synthèse indiquant les faits et échanges qui ont marqué la réunion et les décisions prises.

d) La conclusion : la clôture de la réunion

Cette partie du rapport de réunion présente :

  • les décisions qui ont été prises ou le résultat des votes,
  • les actions à venir et leurs responsables,
  • la date de la prochaine réunion et les détails (lieu, heure, objet, etc.).

e)Les annexes : les supports au contenu de la réunion

Les annexes ne sont pas obligatoires et toutes les réunions n’en ont pas l’utilité. Selon les sujets abordés, des supports ont pu être utilisés pour compléter ou illustrer des propos lors de la conduite de réunion, comme :

  • des rapports,
  • des budgets,
  • des analyses statistiques,
  • des graphiques,
  • des photographies,
  • les spécifications techniques des machines ou des équipements à acheter, etc.

§3. L’APRES REUNION.

Nous allons analyser successivement le rôle de l’animateur et des participants.

A. ROLE DE L’ANIMATEUR.

1.  Rendre compte.

Selon le cas, la première responsabilité de l’animateur est de rendre compte à la hiérarchie des décisions prises en fin de réunion. Il les explique et il les endosse ([3]). S’abriter derrière le groupe serait le manque de courage.

Pour faire son exposé, il utilise le compte rendu qu’il diffusera ensuite aux participants. Il lui appartient de le rédiger ou de le contrôler. En principe, s’il a bien fait son travail au cours de la réunion, il lui suffit de reprendre les feuilles du tableau : Papier qu’il a replis. Il y trouve :

  • Le sujet et l’objet de la réunion ;
  • Le plan d’étude proposé au groupe ;
  • Les faits qui motivent l’étude ;
  • L’analyse complète de la situation ;
  • La définition des différents problèmes ;
  • La solution retenue et les décisions annexes (répartition des tâches, responsables, délais,)

S’il s’agit d’une étude différente, il y trouvera les conclusions partielles atteintes chaque fois qu’il a fait le point avec le groupe. Ce compte rendu peut être établi à partir des moyens audio-visuels ([4]).

Dans l’un et l’autre cas, la solution reste celle du groupe, l’animateur évite de la personnaliser, sauf s’il y voit un avantage sur le plan psychologique.

2. Assurer les contacts permanents.

Après la réunion, l’animateur doit garder en esprit que les participants ne sont pas du papier à jeter dans la poubelle après usage. Il doit plutôt maintenir ses contacts avec les personnes chargées de l’application des décisions. Il s’assure que rien ne les gêne dans l’exécution. Eventuellement, il accepte les suggestions relatives à la mise en application, mais n’accepte pas la remise en question des décisions prises en groupe.

3. Assurer l’originalité des décisions.

Il arrive que des personnes, par lenteur d’esprit, par mauvaise volonté, par crainte des conséquences des décisions, ou pour toute autre raison, n’aient pas exprimé leur pensée pendant la discussion et proposent ensuite de nouvelles solutions ou entravent l’exécution. Cette pratique attire la vérité et l’esprit de l’acte jusqu’au faux en écriture condamnables par la loi ([5]).

L’animateur s’oppose à une telle pratique. Si elle vient d’un supérieur hiérarchique, il lui est facile de lui montrer que remettre en question les décisions prises hypothèquerait non seulement les réunions à venir mais aussi la crédibilité de l’entreprise qui aurait organisé ces assises. Personne n’y croirait plus, ne les préparerait plus puisque chacun aurait le sentiment d’avoir travaillé pour rien. Et les discussions deviendraient des comédies.

B. ROLE DES PARTICIPANTS.

1. Assumer les responsabilités.

Selon les cas le rôle des participants est d’assumer les responsabilités. D’abord se sentir responsable des décisions prises par leur groupe, ensuite se sentir responsables des tâches qu’ils exécuteront et cela de bonne foi. S’ils rencontrent des difficultés, des retards, dans l’exécution, ils les signalent aussitôt ainsi que les mesures prises pour les pallier.

2. Rester dynamique et honnête.

Certains participants sous la pression de la hiérarchie se relâchent et deviennent frustrés. Pourquoi ? Parce qu’ils ont participé à la prise des décisions. Les participants s’efforceront donc de ne pas critiquer les décisions prises ni les personnes présentes. Rejeter les décisions impopulaires sur les autres membres du groupe n’ajouterait pas à leur prestige et, le plus souvent, ne tromperait personne ([6]). Fuir d’endosser les décisions auxquelles on a été collaborateur, est un signe de lâcheté et de malhonnêteté. Comme disait l’Evêque de Strasbourg, LEON ARTHUR ELCHINGER : « Le constat est sévère, mais c’est la réalité des faits qui nous l’impose ([7]).


[3] Endosser : Prendre ou accepter les responsabilités de quelque chose (REY A, Op. cit., P. 448)

[4] Moyens audio-visuels : Ce sont ceux qui s’adressent soit à la vue, soit à l’ouïe, soit aux deux à la fois. Nous avons :Les auxiliaires sonores (moyens auditifs) : Les bandes magnétiques qui enregistrent au magnétophone, les CE utilisables aux radios du type MP3 et ordinateurs, …Les axillaires sonores et visuels : Les DVD, les bandes vidéo enregistrement au cameras, magnétoscope et se jouent à la TV, ordinateur, vidéo, (GIRUKWAYO S., La pratique de l’enseignement, EAST AFRICA, Editions, Goma, 2008, P. 34)

[5] Faux en écriture : Altération frauduleuse de la vérité manifestée dans un écrit public, authentique, privé, de commerce ou de banque susceptible de causer un préjudice à autrui, par l’un des procédés déterminés par la loi. Le législateur incrimine aussi bien le faux matériel (altération physique de l’écrit) que le faux intellectuel (mensonge portant sur la substance ou le contenu de l’acte et qui ne laisse donc aucune trace), la fabrication du faux, comme l’usage du faux (GUILLIEN R, et VINCENT J., Op. cit., P. 271)

[6] GOURGAND P, Op cit, P. 129

[7] ELCHINGER A.L, Op cit, P.22.

CONCLUSION

Si l’on considère que l’objectif final du travail en groupe est de faire participer chacun, selon ses compétences, à l’élaboration des décisions qui concernent la vie de l’entreprise, on est contraint d’admettre que ces expériences de travail en groupe n’ont pas associé les participants aux décisions de gestion de l’ensemble.

Elles n’ont fait qu’apporter des améliorations à un fonctionnement imparfait de l’entreprise, sans jamais s’élever jusqu’à l’étude des moyens d’en faire évoluer les structures. Il aurait été nécessaire pour que les échelons les plus élevés de la hiérarchie acceptent de se mettre en cause, de se confronter à l’expérience pratique des cadres moyens. Il n’est pas certains que les hommes, une fois parvenus aux fonctions importantes acceptent facilement l’idée que leurs méthodes de travail puissent ne pas être les plus efficaces.

Nous sommes cependant convaincus qu’ils trouveraient un enrichissement personnel considérable en acceptant que s’expriment les points de vue différents de leurs, en accordant la même valeur à chacun de ces points de vue, et en faisant participer le plus grand nombre possible de collaborateur compétents à l’élaboration des décisions qu’ils auront à prendre.

Cette façon de travailler, généralisée à toute la structure de l’entreprise, crée un climat de participation active, et fait progressivement apparaître une image du pouvoir très différente de la notion traditionnelle qui habite nos esprits.

L’image traditionnelle du pouvoir brime les hommes dans leur libre expression, en même temps qu’elle les protège contre l’angoisse d’être personnellement responsables. Nous ne manquons pas de belles théories sur la responsabilité. Ce qui manque, ce sont les hommes qui acceptent effectivement d’être responsables tout en associant les autres à la prise des décisions. Le mythe du dirigeant est une idée dévolue. Si tant d’hommes restent passifs, c’est souvent parce qu’ils sont peu ou mal informés. Ils n’en saisissent pas la portée et ont peur de se tromper, d’être trompés ou d’être mal vu par les autres. Ils se sentent alors personnellement impuissants ou incapables et s’en remettent à d’autres, à des responsables ([8]). Une autre voie faite aux décisions unipersonnelles ! L’ambivalence qui en découle au niveau des sentiments se traduit le plus souvent par une acceptation apparente du statu quo, qui ne peut être résignation devant le maître, ou abandon devant la responsabilité.

Toutefois, disait Charlotte et Lucien HERFRAY, au nom de l’efficacité et de l’épanouissement personnel, on peut se demander si la participation réelle aux décisions de tous les membres du groupe n’est pas plus adaptée aux exigences de notre société moderne, condamné au développement même si la chère vielle image du « Seul maître à bord après Dieu » s’en trouve démystifiée (GOURGAND Pierre, in, « Les techniques de travail en groupe », PRIVAT, Paris, 1961, P. 147.

Nous espérons que ces quelques pages contribueront à servir un tant soit peu à la préparation et la tenue des réunions ainsi que d’autres travaux en groupe. Le monde aujourd’hui a besoin des hommes qui refusent de tout ramener à l’opposition entre droite et une gauche et qui cherchent des solutions nouvelles dans un profond retour aux sources, capables de transformer les mentalités et les cœurs, atteignant ainsi la racine même de nos difficultés et de nos divisions. Avec confiance et audace il faut avancer pour les rejoindre.


[8] ELCHINGER  A .L., Op cit, P. 109.

BIBLIOGRAPHIE

  • BOUR A, Oser la non-violence active, Ed. SAT, Butare /Rwanda, 1998, PP. 202-206.
  • FOULQUIE P., La pensée et l’action, Ed. DE L’ECOLE, Paris, 1962, PP. 227-231.
  • GIRUKWAYO S. ; dans sa publication, « La pratique de l’enseignement », in Ed. EAST AFRICAN EDITION, Goma, 2008, P.88
  • GOURGAND P, Les techniques de travail en groupe, PRIVAT, Toulouse, 1969. P.13.
  • GRACE a s b l : Projet d’appui au Monitoring des conflits en vue de la pacification du territoire de Nyiragongo, RDC du 14 au 16 Juillet 2008. pp.1-26.
  • GRACE asbl : Projet de formation des formateurs électoraux et du mouvement démocratique, Goma, RDC du 14 au 16 Décembre 2005. pp.1-26.
  • LAVELLE L, De l’âme, Aubier, Paris, 1951, P. 238.
  • LUCAS G, et MOREAU C. ; Dictionnaire ; Larousse en couleur, Ed. Librairie LA ROUSSE, Paris, 1980, PP. 487
  • MOUNIER E, Traité du caractère, Ed PUF, Paris, 1949, P .434,
  • GRACE, Projet de pacification en Nyiragongo, GOMA/RDC, 2008, P.14.

 

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